Les archives sont définies par la loi sénégalaise n°2006-19 du 30 juin 2006 relative aux archives et aux documents administratifs comme « l’ensemble des documents quels qu’en soient la nature, la date, la forme ou le support matériel, produits ou reçus par une personne physique ou morale dans le cadre de son activité publique ou privée. Les archives sont soit publiques, soit privées ».
Le bureau des archives de l’Université du Sine Saloum El Hadj Ibrahima NIASS (USSEIN) joue un rôle essentiel dans la gestion, la préservation et la mise à disposition des documents produits et reçus par l’institution. Ses missions principales sont les suivantes :
- Collecte et traitement des documents
- Recueillir les documents produits par les différentes structures de l’université (administration, UFR, laboratoires, services spécialisés, etc.).
- Assurer le tri, le classement et la description des archives selon des normes archivistiques reconnues.
- Conservation et préservation
- Assurer la conservation des documents en respectant les conditions de stockage adaptées (température, humidité, sécurité).
- Numériser certains documents pour garantir leur préservation à long terme et faciliter leur consultation.
- Assurer la restauration et la protection des archives fragiles ou endommagées.
- Gestion et accès aux archives
- Mettre en place des outils de gestion documentaire (inventaires, bases de données, logiciels de gestion d’archives).
- Faciliter l’accès aux archives aux chercheurs, étudiants et personnel administratif dans le respect des règles de confidentialité.
- Organiser un système de communication et de diffusion des archives en interne et en externe.
- Évaluation et élimination des documents
- Appliquer un calendrier de conservation des documents en concertation avec les services producteurs.
- Détruire les documents n’ayant plus de valeur administrative, légale ou historique après évaluation.
- Valorisation et sensibilisation
- Organiser des formations et des ateliers pour sensibiliser les personnels et les étudiants à la gestion des archives.
- Mettre en place des expositions ou des publications pour valoriser le patrimoine documentaire de l’USSEIN.
- Respect des cadres réglementaires et législatifs
- Assurer la conformité aux lois et règlements en vigueur au Sénégal sur la gestion des archives publiques et universitaires.
- Collaborer avec les institutions nationales et internationales en matière d’archivistique et de gestion documentaire.
Ces missions permettent d’assurer une gestion efficace de l’information, de préserver la mémoire institutionnelle de l’USSEIN et de faciliter la recherche académique et administrative.